Privacyverklaring HC Nova
HC Nova hecht veel waarde aan de bescherming
van de persoonsgegevens van haar leden (en dat hun privacy wordt
gerespecteerd).
In deze privacyverklaring willen we informatie geven over hoe wij omgaan met
persoonsgegevens.
HC Nova houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving,
waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:
Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze
zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze
Privacy verklaring.
Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal
nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking
van uw persoonsgegevens;
passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de
beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering
van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen
en deze respecteren.
Indien u na het doornemen van onze privacy verklaring, of in algemenere zin,
vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de aan
het einde van deze verklaring vermelde contactgegevens.
Ook gerelateerde onderwerpen, zoals het verwerken en verstrekken van gegevens
staan in deze verklaring beschreven. De verwerking van persoonsgegevens omvat
alle on- en offline systemen waarin persoonsgegevens op een gestructureerde
wijze voorkomen.
De AVG stelt eisen aan organisaties die persoonsgegevens verwerken. Deze eisen
zijn:
• expliciete toestemming voor het verwerken van de persoonsgegevens;
• op basis van een aannemelijk belang persoonsgegevens verwerken;
• op basis van het uitvoeren van de overeenkomst;
• juist en nauwkeurig bijhouden van persoonsgegevens;
• beveiligen van de persoonsgegevens;
• op verzoek inzage-, correctie- en verwijderingsrecht verlenen aan betrokkene;
• uitsluitend persoonsgegevens verwerken voor het doel waar deze voor zijn verkregen.
Defenities
In dit document hebben onderstaande begrippen de volgende betekenis:
Persoonsgegevens, betreft ieder gegeven dat direct of indirect herleidbaar is tot een
individu ongeacht het type gegeven.
Zo zijn te noemen:
Voor- of achternaam, geslacht, , geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit, (e-mail)adres,
telefoonnummer , lidnummer, teamfoto, gedrag en hockeyvaardigheden zijn
allemaal voorbeelden van Persoonsgegevens, als bedoeld in de AVG.
Verwerken: iedere handeling als bedoeld in de AVG die betrekking heeft op een persoonsgegeven. Hierbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan het verzamelen, bewaren en gebruiken van persoonsgegevens.
App: de verzameling van officieel door het HC Nova bestuur aangewezen applicaties die worden ingezet om de ledenadministratie en hockeygerelateerde activiteiten te verzorgen.
Beheerder: de persoon die door het HC Nova bestuur is geautoriseerd om Persoonsgegevens te verwerken en/of IT-onderhoudswerkzaamheden uit te voeren aan App. Het wijzigen van persoonsgegevens is voorbehouden aan degene die binnen de vereniging over de autorisatie ‘Secretariaat’ (ledenadministratie) of ‘Penningmeester’ (bankgegevens) beschikt;
Aanvaarding
privacyvoorwaarden
Bij inschrijving als lid is een expliciete aanvaarding van de in deze
privacyverklaring opgenomen voorwaarden noodzakelijk.
Indien een lid niet met deze Privacyverklaring akkoord gaat, wordt men verzocht
de website en/of App niet te gebruiken dan wel zich niet te laten inschrijven
als lid en dit te melden aan HC Nova
Doeleinden
Persoonsgegevens worden uitsluitend voor de in deze verklaring beschreven doeleinden verwerkt.
Persoonsgegevens worden slechts verwerkt indien en voor zover is voldaan aan minimaal e´e´n van de volgende grondslagen uit de AVG:
1. Betrokkene heeft toestemming gegeven voor de verwerking van zijn persoonsgegevens voor een of meer specifieke doeleinden;
2. de verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is, of om op verzoek van de betrokkene vo´o´r de sluiting van een overeenkomst maatregelen te nemen;
3. de verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op HC Nova rust;
4. de verwerking is noodzakelijk om de vitale belangen van de betrokkene of van een andere natuurlijke persoon te beschermen;
5. de verwerking is noodzakelijk voor de vervulling van een taak van algemeen belang of van een taak in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag dat aan HC Nova is opgedragen;
6. de verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van HC Nova of van een derde, behalve wanneer de belangen of de grondrechten en de fundamentele vrijheden van de betrokkene die tot bescherming van persoonsgegevens nopen, zwaarder wegen dan die belangen, met name wanneer de betrokkene een kind is.
Meer specifiek zijn de volgende doeleinden te noemen:
(a) het voeren van haar ledenadministratie en de (factuur)administratie van donateurs, relaties en sponsors;
(b) het faciliteren van de hockeysport, waaronder de deelname aan wedstrijden, competities, trainingen, toernooien en het beheer van teams;
(c) het organiseren/ uitnodigen van leden voor van evenementen van of op HC Nova, zoals Mini kampeerweekend, familietoernooi of borrels voor oud-leden, donateurs, relaties en/of sponsors;
(d) het faciliteren van de activiteiten van diverse doelgroepen binnen HC Nova, zoals de HC Nova sponsoren, waaronder de organisatie van evenementen voor deze doelgroepen en het voeren van een ledenadministratie voor deze doelgroepen;
(e) het beheer en de exploitatie van de accommodatie, zoals ten behoeve van bardiensten;
(f) het beheer van de organisatie van HC Nova, zoals het administreren van de diverse commissies;
(g) het informeren van leden over de activiteiten en organisatie van HC Nova, onder meer via elektronische post of App;
(h) het screenen van vrijwilligers;
(i) het uitvoering geven van de Statuten en reglementen;
(j) de afhandeling van klachten en de registratie van
incidenten;
(k) de personeels- en salarisadministratie van haar
werknemers;
(l) de administratie van haar vrijwilligers;
(m) het beoordelen van de aanvraag van lidmaatschap of vrijwilliger;
(n) het vervaardigen en beschikbaar stellen van mailings en nieuwsbrieven;
(o) het aanbieden en beheren van besloten websites en Apps voor haar leden en vrijwilligers en om, bijvoorbeeld door middel van cookies, informatie te verkrijgen over de kwaliteit of effectiviteit van websites en Apps;
(p) het waarborgen van veiligheid en goede sfeer op de accommodatie van HC Nova of ten behoeve van evenementen van HC Nova;
(q) het verrichten van analyses van persoonsgegevens ten behoeve van statistische en wetenschappelijke doeleinden;
(r) ten behoeve van doeleinden waarover het lid vooraf separaat worden gei¨nformeerd;
(s) het voldoen aan wettelijke vereisten, zoals vereisten met betrekking tot boekhouding en fiscale wetgeving.
(t)om de leden van HC Nova op de hoogte te houden van verenigingsactiviteiten;
(u)om gegevens te verwerken voor mogelijke deelname aan evenementen en andere lokale of landelijke acties;
(v)om tijdens lokale fundraise activiteiten tijdelijk persoonsgegevens te registeren om belangstellenden te informeren.
(w)Het verkrijgen van subsidiëring door de overheid (wettelijke verplichting)
website/App
HC Nova verzamelt persoonsgegevens van haar leden
die via de website en/of App persoonsgegevens verstrekken aan HC Nova in het
kader van een verzoek om (nadere) informatie, het plaatsen van een reactie
en/of de inschrijving als lid.
Deze verzameling vindt bijvoorbeeld plaats in de volgende gevallen:
Bij een bezoek aan de website of bij gebruik van de App slaan de servers automatisch informatie op, zoals URL, IP-adres, browsertype en -taal, datum en tijd van het bezoek (‘Bezoekgegevens’);
Voor een verzoek om (nadere) informatie, het plaatsen van een reactie en/of het aanmelden voor de digitale nieuwsbrief verwerkt HC Nova de daarvoor door de gebruiker verstrekte contactgegevens (zoals naam, geslacht, adres, telefoonnummer en e-mailadres);
Om zich in te schrijven als lid dient een lid:
(a) verplicht diens volledige naam, geslacht, geboortedatum, adres, telefoonnummer, e-mailadres en wachtwoord te verstrekken;
(b) verplicht diens financiële gegevens, waaronder rekeningnummer, te verstrekken.
De verstrekte persoonsgegevens worden door HC Nova uitsluitend verwerkt ten behoeve van de uitvoering van haar doelstellingen, zoals genoemd in de statuten, en in het bijzonder voor het expliciete doel waarvoor deze persoonsgegevens zijn verzameld.
HC Nova kan de persoonsgegevens tevens gebruiken om haar leden op de hoogte te stellen van producten, diensten en/of activiteiten van HC Nova die voor de desbetreffende gebruiker interessant zouden kunnen zijn. Indien een lid hiertegen bezwaar heeft, kan hij of zij dit melden aan HC Nova.
Verstrekking gegevens aan derden.
De gegevens die leden aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
HC Nova verstrekt persoonsgegevens aan derden na toestemming en/of op basis van een aanmerkelijk belang en/of alleen als dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst of om te voldoen aan een wettelijke verplichting.
Deze verwerkers voeren
dienstverleningsactiviteiten uit in opdracht van HC Nova. Met deze verwerkers
is in het kader van de AVG een verwerkersovereenkomst afgesloten die een
zorgvuldige verwerking en beveiliging garandeert.
HC Nova geeft geen persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee geen
verwerkersovereenkomst is afgesloten.
Zo maakt HC Nova gebruik van een derde partij bij:
het verzorgen van de internet omgeving (webhosting);
het verzorgen van IT-infrastructuur (o.a. IT netwerk, …);
het verzorgen (en verspreiden) van nieuwsbrieven en uitnodigingen;
De registratie van leden bij de KNHB.
Met deze verwerkers maakt HC Nova uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zal HC Nova de door u verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dient HC Nova medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven.
Betrokkene heeft het recht deze toestemming tot het verstrekken van persoonsgegevens aan derden ten allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.
HC Nova verstrekt geen persoonsgegevens aan
partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.
HC Nova verwerkt enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen
jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door
de ouder of wettelijke vertegenwoordiger. Deze toestemming zal de ouder of
wettelijke vertegenwoordiger bij inschrijving kunnen geven.
HC Nova kan het adressenbestand van haar leden en vrijwilligers beschikbaar stellen aan haar sponsors voor een mailing mits betrokkene daarvoor toestemming heeft gegeven.
LISA
HC Nova gebruikt het softwaresysteem LISA voor de uitwisseling van persoonsgegevens met de KNHB en voor haar leden- en financiële administratie. Door inschrijving door middel van het electronisch inschrijfformulier verstrekken de leden zelf de noodzakelijke persoonsgegevens.
Coaches hebben de mogelijkheid om in LISA een
eigen "teamsite” te bouwen en gegevens van hun teamleden in te voegen (naam,
geboortedatum, tel.nr, emailadres en "lid sinds”). Daartoe heeft men de
expliciete toestemming van de individuele teamleden (of hun ouder/wettelijke vertegenwoordigers)
nodig.
Sociale netwerken
Op de website zijn buttons opgenomen om websites en/of webpagina’s te kunnen promoten of delen op sociale netwerken zoals Facebook, Twitter, LinkedIn en Instragram. Deze buttons werken door middel van stukjes code die van de sociale netwerken zelf afkomstig zijn. Door middel van deze codes worden cookies geplaatst. HC Nova heeft daarop geen invloed. leden wordt aangeraden de privacyverklaringen van de sociale netwerken (die regelmatig kunnen wijzigen) te lezen, om te zien wat zij met de Persoonsgegevens doen die zij via deze cookies verwerken.
De informatie die de sociale netwerken
verzamelen wordt overgebracht naar en door de sociale netwerken opgeslagen op
servers in de Verenigde Staten. De sociale netwerken stellen zich te houden aan
de aldaar geldende privacy- en cookieregelgeving. Dit houdt in dat sprake zou
zijn van een passend beschermingsniveau voor de verwerking van eventuele
Persoonsgegevens. HC Nova is hiervoor niet verantwoordelijk en sluit alle
aansprakelijkheid hieromtrent uit.
Whatsapp
Coaches en leden dienen er zich van bewust te zijn dat men bij het aanmaken en/of
gebruiken van een zogenaamde "Whatsapp-groep” de expliciete toestemming nodig
heeft van de deelnemers (of hun wettelijke vertegenwoordigers) aan die groep.
Cookies (algemeen)
HC Nova maakt gebruik van zogenaamde ‘cookies’. Cookies zijn kleine tekstbestanden die een computer opslaat als de website wordt bezocht c.q. de App wordt gebruikt. De cookie onthoudt wat een lid invult op de website en/of App voor een volgend bezoek, zodat de inhoud van de website en/of App op de desbetrefde lid kan worden afgestemd en het niet nodig is dat persoonsgegevens opnieuw worden ingevuld.
Meer informatie over het in- en uitschakelen van cookies vindt u in de instructies/met behulp van de Help-functie van uw browser. Sommige functies op de website c.q. van de App werken mogelijk niet meer indien een computer geen cookies kan ontvangen. Indien een lid hierover meer informatie wenst, kan hij of zij contact opnemen via privacy@hcnova.
Links naar en cookies op websites van derden
Op de website zijn links naar websites van
derden opgenomen. Wanneer leden deze websites bezoeken, zijn de
privacyverklaringen van deze derde partijen van toepassing. HC Nova is niet
verantwoordelijk voor de wijze waarop door derden mogelijk met Persoonsgegevens
van leden wordt omgegaan dan wel voor de cookies die worden gebruikt op deze
websites van derden.
Google Analytics
HC Nova maakt gebruik van Google Analytics, een webanalyse-service die wordt aangeboden door Google, Inc. ("Google”). Google Analytics maakt gebruik van cookies om te analyseren hoe leden de website en/of de App gebruiken.
Google gebruikt voornoemde informatie om bij
te houden hoe leden de website en/of de App gebruiken, om rapporten over de website-
en App-activiteit op te stellen voor HC Nova en andere diensten aan te bieden
met betrekking tot website- en App-activiteit en internetgebruik. Google mag
deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt
verplicht, of voor zover deze derden de informatie namens Google verwerken. De
informatie wordt overgebracht naar en door Google opgeslagen op servers in de
Verenigde Staten. Google stelt zich te houden aan de aldaar geldende privacyregelgeving.
Dit houdt in dat sprake zou zijn van een passend beschermingsniveau voor de
verwerking van (persoons)gegevens. HC Nova is hiervoor niet verantwoordelijk en
sluit alle aansprakelijkheid hieromtrent uit.
Beveiliging
van de gegevens
HC Nova heeft passende technische en organisatorische
maatregelen getroffen om de Persoonsgegevens van leden te beveiligen tegen
verlies of onrechtmatige verwerking, waaronder:
a) opslag van die gegevens in een beveiligde database met versleutelde wachtwoorden en beveiligde back-ups, en b) toegang tot de eigen gegevens via een persoonlijk door wachtwoord beveiligd account. Ondanks dat HC Nova alle mogelijke beveiligingsmaatregelen heeft genomen en zal nemen, zijn aan de verwerking van Persoonsgegevens via het internet risico’s verbonden, die inherent zijn aan het internetgebruik in het maatschappelijk verkeer.
Beveiliging
HC Nova neemt de bescherming van uw gegevens
serieus en neemt passende technische en organisatorische maatregelen om
misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en
ongeoorloofde wijziging te vermijden. Indien er vragen zijn over de set van
maatregelen dan kunt u contact opnemen met de secretaris van HC Nova
Beeld en geluid
Tijdens de trainingen, wedstrijden en activiteiten bij of van HC Nova worden regelmatig foto's genomen en video’s gemaakt van acties en sfeerbeelden waarop leden van HC Nova, leden van andere verenigingen of bezoekers staan afgebeeld. Deze beelden kunnen op de website en/of App worden gebruikt.
Indien hiertegen bezwaren bestaan, dient dit via
[email protected] kenbaar te worden gemaakt. Betreffende beeldmateriaal zal dan
worden verwijderd.
HC Nova heeft het recht het verwijderverzoek terzijde te leggen ten aanzien van
algemene actiebeelden of sfeerbeelden waarop betrokkene niet centraal en
duidelijk herkenbaar is afgebeeld of indien duidelijk voor de foto is
geposeerd.
Portretten van leden kunnen worden opgenomen op website en/of App ten behoeve
van teamidentificatie.
Melding inbreuk
Zodra er bekend is dat er een inbreuk
plaatsvindt op de beveiliging van persoonsgegevens zal het HC Nova bestuur
conform wettelijke bepalingen (AVG) binnen 72 uur melding doen bij de
Autoriteit Persoonsgegevens. Hierbij zullen betrokkenen tevens worden
gei¨nformeerd.
Bewaartermijn
HC Nova bewaart bezoekgegevens en Persoonsgegevens van haar leden niet langer dan noodzakelijk is voor de uitvoering van haar dienstverlening, tenzij HC Nova op grond van wettelijke bepalingen verplicht is Persoonsgegevens langer te bewaren. Dit houdt het volgende in:
a) De bewaartermijn van Persoonsgegevens bedraagt twee jaar geteld gerekend vanaf einde lidmaatschap;
b) De bewaartermijn van gegevens waarvoor een fiscale bewaarplicht bestaat bedraagt zeven jaar;
c) Indien gegevens t.b.v. statistische, wetenschappelijke of historische doeleinden langere tijd noodzakelijk zijn, kan de bewaartermijn worden opgeschort. Hierbij dienen gegevens eventueel geanonimiseerd te worden.
Ten behoeve van lustra en andere activiteiten
waarbij er een intentie bestaat om oud-leden te benaderen, heeft HC Nova graag
de mogelijkheid om geldende bewaartermijnen op te schorten. Bij bee¨indiging
van het lidmaatschap zal dan ook worden gevraagd om akkoord te geven op het
aanhouden van door lid aangeleverde Persoonsgegevens.
Rechten leden
Ieder lid heeft het recht HC Nova te verzoeken om inzage van persoonsgegevens en om HC Nova te verzoeken om rectificatie of wissing van de persoonsgegevens of beperking van de hem/haar betreffende verwerking, alsmede het recht tegen de verwerking bezwaar te maken en het recht om gegevensoverdraagbaarheid te verlangen, een en ander met inachtneming van de beperkingen die de AVG daaraan stelt.
Wanneer de verwerking op toestemming is gebaseerd, heeft ieder lid het recht heeft de toestemming te allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming vo´o´r de intrekking daarvan.
Ieder lid heeft het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit persoonsgegevens.
Indien betrokkenen om de verstrekking van
persoonsgegevens wordt verzocht, zal HC Nova de gegevens die optioneel zijn als
zodanig identificeren.
De gegevens, die bij aanvraag lidmaatschap of aanmelding als vrijwilliger
worden gevraagd en die niet als optioneel zijn, heeft HC Nova nodig om aan haar
wettelijke plichten te voldoen dan wel om haar verenigingsactiviteiten te
kunnen uitvoeren, waaronder het uitoefenen van haar rechten krachtens de
statuten reglementen van HC Nova. Indien deze verplichte gegevens niet worden
verstrekt, is HC Nova gerechtigd de aanvraag niet in behandeling te nemen.
Tevens kan ieder lid bezwaar (verzet) maken tegen de verwerking van
persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze
verwerkers. Ook heeft men het recht om de verstrekte gegevens terug te of in
opdracht van betrokkene direct aan een andere partij over te dragen. HC Nova
kan betrokkene vragen om zich te legitimeren voordat men gehoor geeft aan
voornoemde verzoeken.
Schematisch overzicht verwerkingen
Een overzicht van alle verwerkingen van persoonsgegevens zullen worden
opgenomen in een verwerkingsregister.
Wij helpen u graag verder als u klachten heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens. Mochten wij er samen toch niet uitkomen, dan heeft u op grond van de privacywetgeving het recht om een klacht in te dienen bij de privacy toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.
Wijzigingen in deze privacyverklaring
Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot
tijd wijzigen. Wijzigingen zullen op de website worden gepubliceerd. Het is
daarom aan te raden om deze privacyverklaring geregeld te raadplegen, zodat u
van deze wijzigingen op de hoogte bent.
Conform Statuten dienen wijzigingen op deze Privacyverklaring door de Algemene leden
Vergadering te worden bekrachtigd.
Gebruik van de website en/of de App houdt in
dat leden akkoord gaan met de gewijzigde Privacyverklaring van HC Nova.
Contact
Ingeval van vragen of opmerkingen over deze privacyverklaring of
andere aspecten van onze dienstverlening, kan contact worden opgenomen met HC
Nova via [email protected] of per post. HC Nova, Postbus 3054, 6401DN Heerlen.
Versie 1 juni 2018
